La gestión del tiempo y la atención

Podemos culpar a muchos factores de nuestra falta de tiempo, desde tecnológicos a sociales. Es cierto que los sistemas de información actuales nos saturan de información y nos desconcentran fácilmente, somos "demasiado" fácilmente localizables. Y además vivimos en una sociedad que cada vez va más deprisa, dotando de un valor, a mi entender excesivo, al éxito, al "mejor" y al bien posicionado. No me malinterpetéis, creo que los sistemas de información son una gran herramienta; y premiar a la gente que hace las cosas bien, también es algo bueno. Sin embargo, cuando los medios se convierten en fines, la cosa se desestructura.
Como el otro día leía en el blog de Habitos Vitales, la bandeja de correo electrónico, no es un espacio de trabajo. Y no hay que tratarlo como tal. Ciérrala. Si estás todo el rato pendiente de los correos electrónicos, y te dedicas a contestarlos, no vas a conseguir concentrarte en lo que estas haciendo, lo cual te hará extenderte durante horas para acabar una tarea que no debiera llevarte más de una hora. Con el teléfono, debería ser algo similar. Sé que muchas veces no nos podemos encerrar de esa manera, ya que hay gente que nos puede necesitar realmente. Pero siempre hay soluciones, qué tal poner una autorespuesta de que si es algo urgente que te llamen por teléfono. Y todas las llamadas telefónicas, si no es algo urgente, decir que llamaras luego.
Ordenando nuestras actividades por grupos, lograremos una mayor eficiencia. Es un ejercicio que nos quitará unos minutos por la mañana pero que nos ahorrará mucho tiempo a lo largo del día.
Enlanzando este tema, creo que también es importante el gestionar nuestros proyectos semanales. Probablemente también lo leí en Habitos Vitales, hay una muy buena forma de afrontar el comienzo de la semana que es el de colocar tus proyectos, como piedras en un tarro. ¿Cómo lo harías? Primero colocando las más grandes, luego las pequeñas y luego la arena, la arena vendría a ser todas estas actividades inherentes a lo que hacemos pero que no se puede adjudicar a ningún proyecto en concreto (leer emails, contestar al teléfono, pequeñas reuniones no agendadas,...) De esta manera podemos trabajar sabiendo cuáles son nuestras prioridades. Si os gusta este sistema, tenéis que echar un ojo al tema de GTD de David Allen, que habla de cómo nuestro cerebro no está preparado para memorizar información y gestionarla desde ahí. Nuestro cerebro está hecho para procesarla, así que es más eficiente sacar toda esa información de nuestro cerebro, y crear listas de cosas a hacer, ordenadas por prioridades. Muchos pensarán que ya es tarde para inventar la rueda, pero bueno, aquí casi todos andamos con ruedas cuadradas aun.
Para cerrar esta entrada, quiero enfatizar la idea que subyace a todo esto. No nos falta tiempo, nos falta atención. No podemos centrarnos en las cosas que estamos haciendo, se nos interrumpe constantemente, y cambiamos de tarea muy fácilmente. El multi-tasking, me parece una soberana estupidez si eres incapaz de hacer bien la mitad de las tareas. Está bien el poder gestionar un par de cosas a la vez, siempre que tengas tus prioridades claras. Pero lo que es más importante, es concentrarte en lo que haces. Y, ¡acabar lo que empiezas sin dejarlo para mañana! La falta de concentración, también nos induce a la procrastinación (el postponer constantemente nuestras tareas), tema también muy desarrollado en Habitos Vitales.
Para. Piensa. Ordena. Piensa de nuevo. Actúa.